Cum să ai public la evenimentele tale

Ieri seară m-am întalnit cu una dintre prietenele mele, violonistă şi profesor de vioară la facultatea de muzică. Ii voi spune Ana, deşi numele ei nu este acesta, pentru a-i păstra anonimatul.

Ana este vesela şi deschisă, mereu cu buzele surâzânde şi obrajii rumeni; un izvor de energie pentru toţi. Ieri însă, avea cearcane mari sub ochii ei verzi, faţa îi era palidă şi zâmbetul îi lipsea cu desăvârşire. Era clar ca ceva nefiresc se întâmplase. O ştiu pe Ana de 5 ani şi niciodata nu am văzut-o aşa de mohorâtă. Simţeam că îi smulg vorbele cu forţa. Am întrebat-o dacă a mai avut concerte în ultimul timp, ştiam că mereu îi plăcea să-mi spună cât de frumos este pe scenă, dar, de data asta a izbucnit în plâns. Am strâns-o în braţe şi a început să-mi povestească.

“Am avut acum doua zile un recital, împreuna cu doi studenţi. Ne pregăteam de mai bine de doua luni, tu ştii cum se face, zi de zi.” Am încuviinţat că da şi am încurajat-o să-mi spună mai mult. M-aş fi bazat pe rudele lor şi pe cunoscuţi, ca audienţă, dar studenţii mei nu sunt din oraş … ştiu, ar fi trebuit sa vindem bilete… dar cui? Am făcut cheta şi am închiriat o sală, nu mare, de vre-o 60 de locuri.

Am vorbit şi cu un prieten ca să ne facă un afiş. I-am spus numele concertului, sala, ora şi numele noastre. L-am avut gata cu 3 zile înainte de spectacol şi atunci l-am şi lipit pe stâlpii de pe străzi. Pe lângă biserica de lângă noi am pus mai multe, pentru că duminică la prânz e întodeauna lume.

A venit si ziua cea mare, un eveniment important pentru studenţii mei, era primul lor concert, îi vedeam că aveau un tremur în glas. Aveam în program Beethoven, Mozart şi Strauss. Primii spectatori au fost prietenii studenţilor, nu mai mult de 10 persoane. Puţin mai târziu a venit o mulţime de lume, mulţi oameni în etate, ce este drept. Ne-am bucurat ca sala era ocupată mai bine de jumatate. Am debutat în concertul nostrum şi… în primele 5 minute a început un fâşâit în sală, după puţin timp, fâşâitul a fost acompaniat de un miros de mâncare şi de un zumzet. În curând aproape că zgomotul lor ne acoperea. Unul dintre prieteni a cerut audienţei să facă linişte. S-au potolit pentru o clipa, dar apoi, unul câte unul, doi câte doi, spectatorii au părăsit sala, până când am ramas doar noi, cei câţiva prieteni şi înca 3 doamne care ne-au felicitat. Mi-am zis: “EXTRAORDINAR… de ce toate astea?” Muzica a fost bună, studenţii mei au cântat perfect…

Unul dintre spectatorii rămaşi mi-a şoptit: “Eu am crezut că este un spectacol de muzică sacră, pentru că afişul arată o aureolă şi o pereche de aripi de înger. Veneam de la biserică şi am văzut afişul pe un gard. O ploaie de vară a apărut ca din senin şi am intrat să mă adăpostesc. Mi-a plăcut cum aţi cântat, chiar dacă nu era ce mă aşteptam… mi-am amintit de vremurile tinereţii. Am mai fost cu doua prietene, însă ele au nepoţi de crescut aşa că au plecat acasă de cum s-a oprit ploaia, ca să schimbe scutece… pardon pamperşi, că ne-am modernizat.”

Dar ce era cu mirosul de mâncare şi cu foşnetul acela incredibil?… unul dintre prieteni m-a lămurit şi cu asta… o parte dintre oamenii nevoiaşi de pe lângă biserică au primit pomană şi au intrat să se adapostească de ploaie şi să mănânce. Nu puteam să-i acuz cu nimic. Asta a fost sa fie… Îmi dau seama că noi am greşit ceva, cu organizarea…”

Am strâns-o în braţe pe prietena mea. Nimic nu este de neschimbat. Trebuie să tragem linie, să învăţăm din greşeli şi să mergem mai departe.

Ca sa nu paţeşti şi tu ca Ana, o sa analizez pe scurt metoda ei de promovare ca sa vedem ce a greşit.

Pentru început mi-a zis că a avut un afiş… cu aripi de înger, nepotrivit pentru concertul ei, pe care l-a pus cu 3 zile înainte de spectacol pe stâlpii de pe străzi. Sala au plătit-o din banii lor, iar concertul l-au programat duminică la prânz.

Pot sa spun, că în condiţiile date, prietena mea a avut noroc.

De ce? 

 1. Nu a primit nicio amendă. Conform legii, nu ai voie să lipeşti afişe pe unde vrei tu, pe stâlpii de pe străzi. Pentru afişaj stradal sunt locuri special amenajate administrate de primărie.

 2. Au avut public în sală, indiferent că a plecat după ce ploaia s-a sfârşit. Cineva tot a aflat de ei…fie şi ascultându-i doar 5 minute. Cineva acolo sus, sigur o iubeşte pe Ana.

 3.  Au avut un afiş, care, fie el greşit ca design, a atras un public, însă altul decât cel scontat.

Vestea buna este că tu, ca şi Ana, veti ştii data viitoare cum să vă organizaţi.

Răspunzând la 4 întrebări vei şti cum să-ţi organizezi cu success evenimentul, astfel încât să ai spectatori interesaţi de ceea ce faci tu. Azi sau mâine ei vor fi fanii tăi.

Organizarea unui concert / eveniment cultural începe din momentul apariţiei ideii lui, încă de atunci de când te gândeşti ca o să-l faci.

1.       “CE voi face?” este întrebarea momentului ZERO – când începi să te gândeşti la evenimentul tău.

Răspunsul tău va viza exact evenimentul pe care vrei să-l faci: un concert de jazz, o expoziţie, o lansare de carte etc. Tu trebuie să ştii de la început ce vrei să transmiţi publicului tău, ce emoţii vrei să stârneşti.

Spune-i răspunsurile tale celui care-ţi va face: afişul, pliantul, caietul program, etc., celui care-ţi va face fotografiile. Doar în acest fel el va şti ce asteptări ai tu şi ce vrei să transmiţi publicului, doar aşa, şi el la rândul lui va ştii cum să-ţi realizeze materiale de promovare care să-ţi aducă succesul.

2.      CÂND vei face evenimentul?

Stabileşte-ţi termenele de lucru pe etape şi data evenimentului final.

Pentru început, dă-ţi o perioadă mai largă stabilirii evenimentului, apoi poţi să-ţi restrângi perioada până vei ajunge la data corectă, concretă, care te avantajează şi îţi aduce public în săli.

Perioada mai largă îţi permite să cauţi mai mult şi să găseşti numeroase alternative, apoi să te adaptezi în funcţie de disponibilitatea de program a audienţei tale. Dacă spectatorii sunt majoritatea angajaţi, evită să pui concertul într-o dimineaţă de zi lucrătoare.

3.      UNDE va avea el loc?

 Trebuie să-ţi stabileşti, ţara, oraşul şi apoi sala care ţi se potriveşte.

Dacă vei face evenimentul în oraşul tău, unde eşti cunoscut, va fi altfel decât atunci când vei concerta într-ul loc unde nu te cunoaşte nimeni şi vei avea nevoie de o promovare mai intensă.

Caută o sală disponibilă cu cel puţin o lună înainte de eveniment. Verifică dacă sala este dotată cu ceea ce îţi trebuie ţie, dacă oferă condiţii optime de desfăşurare a evenimentului, atât pentru tine, cât şi pentru audienţa. Este important ca iarna să ai o bună încălzire, iar vara o bună ventilaţie. Climatizarea corespunzătoare va face pe toata lumea să se concentreze pe spectacol şi nu pe disconfortul simţit.

4.      CUM? Acum este vorba doar de detalii.

Ai facut deja tot ce era fundamental.

Printr-o imagine de calitate pe care cu siguranta o vei avea. (dacă nu ştii cum, iţi voi arăta)

Prin asociere cu alti artişti. Daca tu faci un concert, poţi să te asociezi cu un pictor sau un fotograf care să aibă o expoziţie în sala de concert sau în holul sălii de concert. Asocierea cu un scriitor poate fi benefică pentru amândoi, el poate să-şi lanseze cartea şi să spună câteva cuvinte şi despre concertul tău. Publicul tău, îi va vedea şi lui cartea şi şansele de promovare cresc.

Colaboreaza cu reviste tip city-guide (Zile şi Nopti, Sapte seri etc.). Puteţi merge pe o promovare reciprocă.

Nu uita să anunţi revistele şi ziarele de profil despre evenimentul tău, cu cel puţin o săptămână înainte de eveniment.

Internetul este în momentul de faţă cea mai puternică unealtă de comunicare. Anunţă-ţi prietenii de pe Facebook. Nu ai cont de facebook? Fă-ţi, e atât de simplu.

Colaborează cu site-urile de profil. Vor fi interesate să anunţe un nou eveniment cultural.

Nu te teme, voi scrie articole şi despre cum să obţii sponsorizări, să vinzi bilete la evenimentele tale şi despre cum să-ţi faci o imagine de impact, aşa cum ţi-o doreşti tu.

 Tot ce trebuie tu sa faci tu acum, este sa raspunzi la prima întrebare “CE voi face?”.

 Sunt sigură că ai deja un eveniment în minte.

Dacă ai întrebări în legatură cu ce ai citit aici nu ezita să mă întrebi.

Pentru a putea sa fac cât mai multe pentru artişti, am nevoie de ajutor din partea ta. Te rog spune-mi care sunt problemele de care te-ai lovit atunci când ai avut un eveniment artistic. Îmi doresc să găsim soluţii la probleme pentru ca arta şi artiştii să fie apreciaţi la adevărata lor valoare.

LASA UN COMENTARIU

  1. Bravo! Sa fie INTR-UN CEAS BUN PENTRU UN NOU INCEPUT!

    Foarte bine structurat articolul! Inclusiv “analiza organizarii evenimentului”!

    Succes si pe mai departe!

    Dia Claudia 5 years ago Reply
  2. Felicitari, draga Magda! 🙂 Chiar am sa tin cont de experienta ta cand am sa organizez un eveniment, lucru pe care vreau sa-l si fac.
    Tine-o tot asa!

    • Multumesc, Andrei.
      Astept sa-mi spui despre primul pas al evenimentului tau.

      Magda 5 years ago Reply
  3. Foarte util articolul:-)

    Bafta multa si inspiratie magica!

    Cris

    Cris 5 years ago Reply
  4. Magda, imi place mult articolul tau si ma bucur sa aflu ca este cine sa se gandeasca si la partea organizatorica si de promovare a unui eveniment!

    Raluca 5 years ago Reply
  5. Magda, m-a captivat povestea ta. Faptul ca l-am citit pana la capat spune totul. Felicitari!

    Adriana 5 years ago Reply
  6. Magda, pentru una care nu voiai sa iesi din cusca emotionala, este foarte bine scris articolul! Alert si util. Sigur mai avem multe de invatat de la tine.

    Anca 5 years ago Reply
    • Multumesc. Ma bucur sa citesc ce ai scris.

      Magda 5 years ago Reply
  7. Excelent Magda.

    Simplu, clar si Valoros.

    O zi minunata,
    Cu drag,
    Altina

    Altina 5 years ago Reply
    • Nu am cuvinte sa-ti multumesc.
      Cu siguranta gandirea Zen te face mai frumos.

      Magda 5 years ago Reply
  8. Superb articolul!
    Bravo Magda!
    Tine-o tot asa !
    Voi tine cont de sfaturile tale cand voi organiza un eveniment!

    Camelia 5 years ago Reply
  9. Super! 🙂

    Multumesc pentru informatii. Eu pregatesc un eveniment pentru luna viitoare si imi sunt de mare ajutor detaliile din materialul tau.

    Monica 5 years ago Reply
    • Ma bucur ca v-am fost de ajutor. Abia astept sa aflu despre evenimentele pe care le veti organiza.

      Magda 5 years ago Reply
  10. Utile informatiile si foarte bine structurat articolul.
    Cand voi organiza un evenimet, stiu cu cine sa ma consult.
    Succes!

    Gabriela 5 years ago Reply
  11. Felicitari draga mea colega, ai facut un lucru minunat.
    Sfaturile tale pot fi extinse la orice activitate publica pe care ti-ai propune sa o sustii.
    Deci m-ai castigat fara rezerve, ca o permanenta cititoare a articolelor tale.
    Sunt onorata sa am o colega atat de speciala ca tine!
    Iti multumesc ca existi si in viata mea! Neluta

    Neluta 5 years ago Reply
    • Multumesc Neluta, intotdeauna cu un suflet curat si deschis.

      Magda 5 years ago Reply
  12. Bravo Magda!
    Chestia cu evenimentele va fi un subiect tare pe piata.

    Ciprian 5 years ago Reply
  13. Imi place articolul…si ma ajuta…chiar ma ajuta

    Success mai departe

    Ionut 5 years ago Reply
    • Merci, Ionut. Stai aproape.
      Eu abia astept sa-ti ascult muzica.

      Magda 5 years ago Reply
  14. Mă declar onorată că te cunosc, Magda!
    M-aş bucura dacă ai accepta să colaborăm. Succes!

    maria stoica 5 years ago Reply
    • Onoarea este din partea mea. Vom colabora cat de curand.

      Magda 5 years ago Reply
  15. Buna…aș vrea sa fac un spectacol de magie(mentalism)…problema este ca am 16 ani…pot face în asemenea spectacol?

    Florin 2 years ago Reply
    • Buna
      Nu am cunostinte juridice in acest sens, dar in mod firesc, tutorele ar putea organiza si semna pentru tine.

      Magda 2 years ago Reply
  16. YOU REVIEW

    Florin 2 years ago Reply
  17. Pe mine ma nelamureste ora.Am organizat intr-o sambata un eveniment care se desfasura de la10 la 18.Oamenii au aparut abia pe la 13.Acum am vrea sa organizam un eveniment de doua ore intr-un parc,duminica.Alegerea orei este in continuare o dilema.

    Cami 2 years ago Reply
    • Ora de desfasurare se alege in functie de urmatoarele criterii:
      tipul de eveniment pe care il desfasuram [+ programul, protagonistii]
      tipologia publicului tinta pe care il avem;
      locatia aleasa pentru desfasurare;
      sezonul / anotimpul in care ne aflam;
      piata de evenimente din data stabilita.

      Cunoscand tote deataliile de mai sus, si alegand ora “corecta”,
      in aer liber, mai ales, exista riscul neparticiparii la eveniment, din motive meteorologice.

      Alegerea “orei corecte” este doar o parte din “strategia de vanzare” a evenimentului.
      Incheierea de parteneriate si promovarea sunt de asemenea foarte importante pentru ca publicul sa fie prezent.

      Magda 2 years ago Reply